Für die Fuhrparkleitung nehmen Schäden und die Wartung ihrer Fahrzeuge einen großen Teil ihrer Zeit in Anspruch. In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen arbeiten Verantwortliche dazu immer noch mit Excel-Listen, in die sie die Daten per Hand eintippen. Mit zunehmender Größe werden die Dateien immer unübersichtlicher und oft arbeiten mehrere Angestellte an einem Dokument. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich so der ein oder andere Fehler in die Liste einschleicht, ist hoch. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass die Exceltabelle abstürzt und dabei Daten verloren gehen.
Der Mensch macht Fehler, die Software nicht
Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben. In Deutschland fordert der Gesetzgeber, dass digitale Dokumente revisionssicher sein müssen. Das heißt, aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen folgendermaßen gespeichert werden: im Original, unverlierbar, unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar sowie maschinell auswertbar. “Im Original” bedeutet im elektronischen Kontext, dass die Ursprungsdatei erhalten bleiben muss.
Das gestaltet sich als schwierig, vor allem wenn Schäden über kurze Nachrichten, per Klebezettel oder telefonisch gemeldet werden oder notwendige Informationen zum Schaden über drei verschiedene Wege zu der Fuhrparkleitung gelangen. Den Überblick über den Fuhrpark und den jeweiligen Fahrzeugzustand zu behalten, ist dabei nicht immer leicht. Hinzu kommt oft auch, dass die Excel-Liste manuell dahingehend überprüft werden muss, welches Fahrzeug als nächstes zur Abgas- oder Hauptuntersuchung muss.
Mehr Überblick über den aktuellen Stand des Fuhrparks
Professionelle Unterstützung leistet für Verantwortliche digitales Schadenmanagement in Form von SaaS-Software: Die Abkürzung steht für „Software as a Service“ und bedeutet, dass die IT auf dem Server eines Dienstleisters liegt und der Kunde über seinen Browser darauf zugreift. Dieses Vorgehen bietet deutliche Vorteile: Schaden- und Unfallmeldungen werden digital und nur über einen Weg an die Fuhrparkleitung gemeldet. Diese hat von überall und jederzeit Zugriff auf ihre Daten, die Informationen zum Schaden oder Unfall sind transparent und vollständig. Außerdem erinnert die Software automatisch daran, welches Fahrzeug wann zum Service muss oder die Abgas- oder Hauptuntersuchung ansteht – das Fuhrparkmanagement hat also jederzeit den Überblick über seine Flotte.
DRK Mönchengladbach: Ein Drittel weniger Kommunikationsaufwand
Welche Erleichterungen professionelle Software bringen kann, zeigt ihr Einsatz beim DRK Mönchengladbach. Die Angestellten sind jeden Tag rund um die Uhr mit über 70 Fahrzeugen im ambulanten Pflegedienst und im Krankentransport unterwegs. Schadenmeldungen und Unfallberichte füllten die Fuhrparkverantwortlichen bisher manuell aus. Einen Überblick über den Fahrzeugzustand hatte Boochs, Kreisgeschäftsführer beim DRK, deshalb nur eingeschränkt – bis er sich für ein digitales Schaden- und Wartungsmanagement entschied. Seine Wahl fiel auf motum von RepairFix. Über einen QR-Code im Fahrzeug setzen seither seine Mitarbeiter über eine Web-App schnell und vollständig die standardisierte Schaden- oder Unfallmeldung ab. motum erinnert automatisch an fällige Servicetermine, über die Software können die Verantwortlichen auch Termine mit der Werkstatt vereinbaren. Sie haben die Werkstatt ihres Vertrauens in die digitalen Prozessabläufe eingebunden und erledigen nun von der Schadenmeldung bis zur Rechnungsstellung alles über die Software. Seit der Einführung von motum profitiert Boochs von einer übersichtlichen und effizienten Fuhrparkverwaltung.
Die Herausforderung vom DRK Mönchengladbach:
Intransparente Dokumentation von Schäden und Unfällen
Das Ergebnis dank motum:
- Verlässlichere Datenqualität bei Unfällen und Schäden
- 30 Prozent weniger Kommunikationsaufwand mit Werkstätten und Versicherern
- Zwei Stunden weniger Bearbeitungszeit pro Fall
Boochs selbst freut sich über die Erleichterung: “Über die motum Web-App können unsere FahrerInnen einfach und schnell von überall die Schäden am Fahrzeug melden. Unsere Fuhrparkverantwortlichen erhalten alle Daten übersichtlich aufbereitet und haben so eine gute Grundlage, um Entscheidungen über das weitere Vorgehen zu treffen.“
Lieferdienst Knuspr: weniger Ausfallzeiten der Fahrzeuge
Auch der Lieferdienst Knuspr hat auf das digitale Schaden- und Wartungsmanagement motum von RepairFix gesetzt. Der Lieferdienst für regionale und nachhaltige Lebensmittel aus dem Raum München will seinen Kunden eine möglichst geringe Lieferzeit bieten. Deshalb spielt die Instandhaltung der 150 Fahrzeuge eine große Rolle. Für Dominik Frembs, Fuhrparkleiter bei Knuspr, ist es wichtig, einen Überblick über den Zustand der Fahrzeuge sowie anstehende Wartungsarbeiten zu behalten. Aufgrund der häufigen Fahrerwechsel müssen neue Schäden jederzeit dokumentiert werden.
Seither sorgt motum für einheitliche Prozesse im Schaden- und Wartungsmanagement. Frembs ist begeistert: „motum ist super einfach und intuitiv zu bedienen. Die Werkstattbeauftragung, digitale Terminierung sowie die regelmäßigen Statusupdates sind wirklich der Hammer. Die täglichen Fahrzeugchecks helfen mir wirklich sehr, meinen Fuhrpark bestmöglich zu überwachen und zu betreuen.“
Die Herausforderung von Knuspr:
-Transparenz über den Fahrzeugzustand und Reduktion der Ausfallzeiten
Das Ergebnis dank motum:
- nachvollziehbare, rechtssichere Dokumentation des Fahrzeugzustandes
- 30 Prozent weniger Bearbeitungszeit pro Schadenfall
- Reduzierte Ausfallzeiten durch proaktive Wartung der Fahrzeuge
Förderungen zur Digitalisierung von Betrieben
Oftmals weiß die Fuhrparkleitung um die Möglichkeiten des digitalen Schaden- und Wartungsmanagements. Häufig hängt die Entscheidung jedoch auch vom Budget ab. Hier lohnt es sich für das Unternehmen, sich zu informieren. Denn der Staat und die einzelnen Bundesländer vergeben derzeit Zuschüsse für Digitalisierungsprojekte.
Lohnt sich digitales Schadenmanagement für meinen Fuhrpark?
Wer sich jetzt fragt, ob sich eine digitale Lösung für sein Unternehmen lohnt, dem kann ein Online-Rechner eine Entscheidungshilfe bieten. Abhängig von Größe, Anzahl der Schäden, aktueller Handhabung und vielen weiteren Faktoren gibt der Rechner einen ersten Anhaltspunkt, ob die Einführung einer Schadensoftware für die Fuhrparkleitung so viele Vorteile bringt, dass sich die Kosten rechtfertigen. Aber in der Regel schon. Denn Zeit und Nerven zu schonen, lohnt sich in den meisten Fällen.
