Gleichzeitig ist der Aufgabenbereich oft mit einer hohen Budgetverantwortung gekoppelt, da der Wert eines Firmenfuhrparks schnell in den sechsstelligen Bereich reicht. Die wichtigste Kennzahl, die der Fuhrparkleiter konstant im Blick haben sollte, ist der “Total Cost of Ownership” (TCO) der Fahrzeuge. Dabei machen nicht nur die Anschaffungskosten einen großen Anteil aus. Auch die unvorhersehbaren Kosten, z. B. für Reparaturen, können den TCO ungeplant in die Höhe schnellen lassen. Mit digitalen Lösungen können hier bis zu 25 % der Fuhrparkkosten optimiert werden.
Durch Fuhrparkoptimierung mehr Überblick und Transparenz
Je nach Größe der Fahrzeugflotte kann das Fuhrparkmanagement intern im Unternehmen durch Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter erfolgen. Im besten Fall nutzen Sie dafür gute Hilfsmittel, wie beispielsweise eine Software für das Fuhrparkmanagement. Egal ob Kostenanalyse oder Aufgabenverwaltung, Dokumentenablage oder Fahrzeugortung – mit solch einer Fuhrparkoptimierung haben Sie jederzeit alles im Griff. Idealerweise können Fahrer und Fahrerinnen zusätzlich Schäden und Unfälle per Web-App direkt an den Fuhrparkverantwortlichen melden. Somit haben diese jederzeit alle Informationen im Blick und können entscheiden, ob ein Schaden repariert oder erstmal zurückgestellt werden soll.
1. Effiziente Schadenregulierung
Im Fuhrpark ist es oft schwierig, den Zustand der Fahrzeuge während der Laufzeit im Blick zu haben. Zudem sind viele Fuhrparks auf mehrere Standorte verteilt und werden dezentral verwaltet. Viele Fahrer haben lediglich bei der Fahrzeugabholung sowie der Fahrzeugrückgabe Kontakt mit ihrem Fuhrparkleiter. Vor allem kleinere Schäden werden von Fahrern oftmals nicht direkt gemeldet. Dies kann zu unvorhergesehenen Kosten bei der Leasingrückgabe führen. Digitale Lösungen helfen, gerade bei Schaden- und Servicemeldungen, den Fuhrpark besonders effizient zu optimieren. Denn Anrufe der Fahrer bringen oftmals Unterbrechungen in den Arbeitsalltag des Fuhrparkleiters und lenken von den strategischen Aufgaben ab. Zudem ist die Hemmung, auch kleine Schäden oder Kratzer zu melden, für Fahrer oft geringer, wenn diese über ein digitales Wartungsmanagement schnell übermittelt werden können. Eine präzise Fotodokumentation hilft dem Fuhrparkleiter, das Ausmaß besser einzuschätzen und, falls nötig, aktiv zu werden. Zudem kann der Fuhrparkleiter den Fahrern das weitere Vorgehen über eine Online-Software direkt und effizient kommunizieren.
2. Optimierte Fuhrpark-Fahrer-Kommunikation
Wenn es der Fuhrparkleiter schafft, mit den Fahrern auf einfachem Weg in Kontakt zu bleiben, können auch kleinere Gebrauchsspuren dokumentiert werden. Digitale Lösungen helfen bei der Fuhrparkoptimierung, indem sie genau diese Schnittstellen schaffen. Zum Beispiel ermöglichen Web-Apps, Schäden und weitere Servicemeldungen, wie aktive Kontrollleuchten, digital zu melden. Der Fuhrparkleiter erhält dadurch einen umfassenden Überblick über den Zustand seines Fuhrparks. Durch die dokumentierte Historie der entstandenen Schäden können vor der Leasingrückgabe Smart Repair Reparaturen durchgeführt und somit bis zu 30 % der Kosten gespart werden! Denn gerade bei kleinen Schäden lohnt es sich häufig, mit der Reparatur zu warten, bis mehrere gleichzeitig behoben werden können.
3. Auslagern an externe Dienstleister
Als Fuhrparkleiter gilt es gut abzuwägen, wann sich Outsourcing für Fuhrparkmanager lohnt. Die Entscheidung, wie Schadenfälle behandelt und welche behoben werden sollen, ist besonders für Fuhrparks, bei denen die Ausfallquote entscheidend für das Geschäft ist, sehr wichtig. Bei den traditionellen Optionen, wie z. B. klassischen Schadensteuerern, sind Fuhrparkleiter in diese Entscheidung häufig nicht involviert. Die fehlende Transparenz kann zu dem unguten Gefühl führen, dass mehr repariert wird, als eigentlich notwendig ist. Gleichzeitig ist aber die Koordination zwischen Fahrer, Fuhrparkleiter und Werkstatt oft manuell und dadurch sehr zeitintensiv.
Optimales Auslagern ohne Nachteile
Mit einer Software können Sie einen effizienten und digitalen Prozess von der Schaden- und Unfallmeldung über die Reparatur bis hin zur Abrechnung nutzen. Die Werkstattauswahl, Erstellung eines KVAs und dessen Freigabe sowie die Terminierung sind Schritte, die durch eine Software-Plattform für Ihren Fuhrpark, deutlich optimiert werden können. Diese Entscheidungen können mit nur wenigen Klicks übermittelt werden.
4. Optimierte Fuhrpark-Werkstatt-Kommunikation
Egal, ob Sie eine Werkstatt des Vertrauens haben oder noch auf der Suche nach Werkstätten sind. Digitale Lösungen können die Freiheit bieten, auch im Einzelfall zu entscheiden, ob Partnerwerkstätten eingebunden oder neue Werkstätten aus einem bestehenden Netzwerk angebunden werden sollen.
Durch die Anbindung eigener Servicepartner (z. B. Werkstätten und Gutachter) an die Plattform kann:
- das Anfragen von Kostenvoranschlägen,
- die aktive Freigabe von Reparaturen,
- die digitale Übermittlung der Rechnung,
- die automatische Weiterleitung an die Buchhaltung
per Klick einige zeitintensive Schritte im Fuhrpark optimieren.
Auch hier haben Sie, durch die digitale Schadenakte jederzeit eine optimale Transparenz über Ihren Fuhrpark inklusive der Reparatur- und Servicekosten und den sich daraus ergebenden Total Cost of Ownership.
Fazit:
Der Grundstein für die Optimierung im Fuhrpark und der schadenbezogenen Kosten im TCO ist der direkte Überblick über den Zustand der Fahrzeugflotte und die bisher entstandenen Kosten. Digitale Lösungen helfen, diese Transparenz zu schaffen, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Prozesse durch ein digitales Schadenmanagement effizienter zu gestalten. Diese reichen von der Schadenmeldung, über die Abwicklung bis hin zur Kommunikation mit den Werkstätten. Eine Software, mit der Sie das schnell und einfach in Ihrem Fuhrpark umsetzen können, ist motum von RepairFix. Sie entscheiden selbst, welche Prozesse Sie mit digitalen Lösungen vereinfachen wollen. Werden Sie jetzt aktiv und vereinbaren gleich Sie einen Demotermin!
