Fuhrparkleiter kennen die Problematik: Jeder Kostenvoranschlag, der auf ihrem Schreibtisch landet, muss sorgfältig geprüft werden. Nicht exakt formulierte Aufträge an die Werkstatt können sich schnell als Loch ohne Boden erweisen, da sie viel Interpretationsspielraum lassen und so auch mal ungeplante Positionen auf der Rechnung stehen. Fuhrparkleiter sollten deshalb darauf achten, dass die KVAs, die sie von der Werkstätten erhalten, möglichst exakt formuliert sind. Folgende Informationen müssen sie jedoch enthalten:
Pflichtangaben eines Kostenvoranschlages:
- Art und Umfang der Arbeiten
- Arbeitszeit
- Arbeitskosten (Verdienst der Arbeitskräfte) / Stundenverrechnungssatz
- Benötigtes Material und entsprechende Materialkosten
- Eventuell: Spesen, Lieferkosten, sonstige Kosten
- Gültigkeitszeitraum
Für Fuhrparkverantwortliche ist es wichtig zu überprüfen, ob der KVA alle Pflichtangaben enthält und sich auch die Einzelpositionen genau anzusehen. So verhindern Flottenmanager, dass Lackschäden älteren Datums oder ein vorzeitiger Austausch von Komponenten auf der Rechnung stehen. Dies sollte am besten vor Reparaturbeginn erfolgen, da zu diesem Zeitpunkt der Handlungsspielraum und damit das Einsparpotenzial größer ist, als nach der Reparatur. Gleichzeitig bringt eine sorgfältige Kontrolle für alle Beteiligten den Vorteil, dass die Freigabe verbindlich ist und Reklamationen sowie Mahnungen ausbleiben, die den Prozess in die Länge ziehen und unnötig viel Zeit kosten.
Prüfung erfordert Expertise und Ressourcen
In vielen Fuhrparks nimmt häufig der/die Fuhrparkleiter/in selbst oder die Buchhaltung den Kostenvoranschlag unter die Lupe. Jede Fuhrparkleitung sollte dabei im Vorfeld klären, ob ihr Unternehmen über die notwendigen Ressourcen und die Expertise verfügt, die Dokumente intern zu prüfen. Spezialisierte Dienstleister wie RepairFix bieten beispielsweise ihren Kunden die Prüfung von Kostenvoranschlägen als Teil des Schadenmanagements in ihrer Schaden- und Wartungsmanagement Software an. Diese Dienstleistung umfasst in der Regel folgende Tätigkeiten:
Leistungsumfang bei einer KVA-Prüfung:
- Kontrolle der Pflichtangaben (siehe oben).
- Prüfen der freien Positionen, wie z. B. Instandsetzungen.
- Überwachung, ob Herstellervorgaben eingehalten werden. Diese legen fest, wie und wann Komponenten wie Filter, Zündkerzen und Zahnriemen kontrolliert und getauscht werden müssen.
- Kontrolle, ob der KVA plausibel und kausal zum Schadenereignis ist
- Prüfung der Konditionen, wie Stundenverrechnungssatz, Zeitaufwand der Arbeiten usw.
- Ermittlung des Zeitwerts bei Haftpflichtschäden
Fallen einem der Expertinnen oder Experten Ungereimtheiten auf, lehnen sie den Kostenvoranschlag mit dem Vermerk, was zu korrigieren ist, ab und senden ihn an die Werkstatt zurück. Diese schickt dem Dienstleister dann eine korrigierte Fassung zu. Eine, die dieses Mal den Anforderungen der Experten entspricht.
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