Überblick über die Kostenstruktur des Fuhrparks
Um die steigenden Fuhrparkkosten besser verstehen zu können, ist es wichtig, sich zunächst einen Überblick über die verschiedenen Kostenarten zu verschaffen:
- Fixkosten sind laufende Kosten, die unabhängig von der Nutzung eines Fahrzeugs anfallen. Beispiele hierfür sind Leasingraten, Versicherungen und Personalkosten. Diese Kosten fallen immer an, unabhängig davon, ob sich ein Fahrzeug auf der Straße befindet oder nicht.
- Variable Kosten hängen direkt von der Nutzung der Fahrzeuge ab. Dazu gehören Kraftstoff, Wartung, Reparaturen und Verschleiß. Je mehr ein Fahrzeug genutzt wird, desto höher sind die variablen Kosten.
- Mischkosten setzen sich aus einer Kombination aus fixen und variablen Faktoren zusammen. Ein Beispiel ist der Wertverlust eines Fahrzeugs, der sowohl von der Zeit als auch von der Nutzung beeinflusst werden kann.
Nachdem ein klares Verständnis für die verschiedenen Kostenarten geschaffen ist, stellt sich die Frage, an welcher Stelle und aus welchem Grund Fuhrparkkosten aus dem Ruder laufen können.
Warum Fuhrparkkosten steigen
Klar ist, dass es eine Vielzahl an Gründen für steigende Fuhrparkkosten geben kann. Betrachtet man sie jedoch aus der Vogelperspektive, lassen sich drei Haupttreiber definieren:
- Höhere Reparaturkosten: Moderne Fahrzeuge sind zunehmend mit komplexer Technik (z.B. umfänglicher Elektronik, Warn- und Assistenzsystemen) ausgestattet. Je mehr Elektronik, Assistenzsysteme & Co. verbaut sind, desto teurer werden die Wartung und Reparaturen. Ein kleiner Schaden, der früher einfach zu beheben war, kann heute zu hohen Werkstattrechnungen führen. Neben komplexerer Technik schlagen auch erhöhte Ersatzteilkosten (verursacht durch die Inflation und internationale Konflikte) und steigende Stundensätze zu Buche.
- Steigende Versicherungskosten: Die Versicherungsprämien für Firmenflotten steigen kontinuierlich. Der Hauptgrund: steigende Reparatur- und Ersatzteilkosten. Im Jahr 2023 verzeichneten Kfz-Versicherungen insgesamt einen Verlust von über drei Milliarden Euro. Trotz Prämienerhöhungen zu Beginn des Jahres wird für 2024 mit einem weiteren Verlust von zwei Milliarden Euro gerechnet. Aus diesem Grund ist auch für 2025 mit weiteren drastischen Prämienerhöhungen zu rechnen.1
- Treibstoffpreise: Die Schwankungen der Kraftstoffpreise über die letzten Jahre wirken sich direkt auf die Kosten des Fuhrparks aus. Betrachtet man den durchschnittlichen Spritpreis pro Liter (E10), stiegen die Kosten von 2019 auf 2024 (Januar - September) um über 25 %2 - und das trotz der positiven Entwicklung in der zweiten Jahreshälfte 2024.
Für die meisten Unternehmen stellt dies eine erhebliche Belastung dar. Würde man sich auf einen der drei Aspekte konzentrieren können, ließe sich der Anstieg vielleicht noch kompensieren - der Dreiklang scheint dies unmöglich zu machen. Um der Herausforderung steigender Kosten gewappnet zu sein, ist es zunächst wichtig den Überblick zu behalten, um Kostentreiber zu identifizieren und zu optimieren.
Herausforderungen für Fuhrparkverantwortliche
In wachsenden Fuhrparks wird die operative Verwaltung schnell zur Mammutaufgabe. Je mehr Fahrzeuge, FahrerInnen und Fahrten, desto schwieriger wird es, alle Kostenarten im Blick zu behalten. Die Hauptprobleme, mit denen Fuhrparkverantwortliche konfrontiert sind, sind folgende:
- Komplexität und Datenflut: Zwischen Leasingraten, Reparaturen, Versicherungen und diversen Fahrzeug- und Schadeninformationen, können sich Daten schnell summieren. Ohne ein übersichtliches System verlieren FuhrparkmanagerInnen leicht den Überblick über die einzelnen Kostenstellen und die Gesamtkosten, wodurch es nahezu unmöglich wird, die größten Kostentreiber zu identifizieren - geschweige denn, zu kontrollieren. Je mehr Arbeitsschritte und Daten analog gesammelt werden, desto schwieriger ist es, die Papierflut sicher zu überblicken.
- Schwankungen und Ausreißer: Wenn die Kosten unerwartet in die Höhe schnellen, ist es oft schwierig, sofort zu erkennen, wo das Problem liegt. Ist der Überblick über die Gesamtkosten durch gute Buchhaltung zwar gegeben, ist es trotzdem nicht ersichtlich, welche Kostentreiber den Gesamtbetrag in die Höhe schnellen lassen. Ohne detaillierte Analyse bleiben Einsparpotenziale verborgen - denn solange die Haupttreiber nicht identifiziert werden können, ist an Optimierung noch gar nicht zu denken.
Selbst wenn es den einzelnen Fuhrparkverantwortlichen gelingen sollte, ohne die dedizierte Hilfe von Digitalisierung in Form von Software oder Plattform, den Überblick zu behalten, stellt sich spätestens bei der Erweiterung des Fuhrparkteams, dem Wechsel des Fuhrparkmanagements oder einer komplexen Unternehmensstruktur mit unterschiedlichen Standorten ein Gefühl der Unsicherheit ein, welches sich nur mit viel Mühe, Zeitaufwand und einer klaren Struktur wieder beruhigen lässt - und wie wir wissen, mangelt es Fuhrparkverantwortlichen meist vor allem an Einem: Zeit. Das bedeutet, dass unnötige Ausgaben schnell im Verborgenen bleiben und so die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beeinträchtigt werden kann.
Die Folgen mangelnder Kostenkontrolle
Ohne klare Übersicht und effektives Management der Fuhrparkkosten können Unternehmen schnell in Schwierigkeiten geraten. Die Folgen sind weitreichend und betreffen verschiedene Bereiche:
- Verschenktes Optimierungspotenzial: Wie bereits erwähnt, ist eine der gravierendsten Folgen das ungenutzte Einsparpotenzial. Viele FuhrparkmanagerInnen erkennen nicht, wo durch effizientere Nutzung, regelmäßige Wartung oder bessere Vertragsverhandlungen Einsparungen möglich wären. So werden beispielsweise ineffiziente Fahrzeuge, FahrerInnen mit Nachschulungsbedarf oder hohe Reparaturkosten übersehen, was zu unnötigen Ausgaben führt.
Das bedeutet im Umkehrschluss: Unternehmen könnten durch gezielte Maßnahmen ihre Kosten deutlich senken, doch ohne transparente Daten bleiben diese Potenziale ungenutzt. - Verminderte Wettbewerbsfähigkeit: In einem hart umkämpften Markt haben Unternehmen, die ihre Fuhrparkkosten nicht effizient managen können, einen klaren Wettbewerbsnachteil. Höhere Betriebskosten, die nicht an der Ursache ausgeglichen werden können, bedeuten in der Regel (insbesondere bei Liefer- und Serviceflotten) höhere Preise für die KundInnen. Unternehmen, die ihren Fuhrpark effizient betreiben und dadurch Kostenvorteile erzielen, können dagegen günstigere Angebote machen, ohne ihre Margen zu schmälern.
- Schlechte Planbarkeit und Budgetüberschreitungen: Ohne genaue Kostenübersicht wird eine präzise Budgetplanung nahezu unmöglich. Unvorhergesehene Kosten - sei es für Reparaturen, Treibstoff oder Versicherungen - führen zu Budgetüberschreitungen, die sich negativ auf die gesamte finanzielle Stabilität des Unternehmens auswirken können.
- Erhöhter Verwaltungsaufwand und Effizienzverlust: Fehlende Automatisierung und Digitalisierung in der Kostenüberwachung führen dazu, dass viele Prozesse manuell ablaufen. Dies bindet wertvolle Ressourcen im Fuhrparkmanagement und führt zu ineffizienten Abläufen und erhöhtem Arbeitsaufwand, wenn händisch in einer Flut an Daten nach den auslösenden Kostenfaktoren gesucht werden muss.
Wie digitale Dashboards helfen, den Überblick zu behalten
Um diesen Folgen effizient aus dem Weg zu gehen und langfristig den Überblick zu behalten, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen. Ein automatisiertes Fuhrpark-Dashboard kann dabei eine Schlüsselrolle spielen. Es ermöglicht:
- Echtzeit-Monitoring: FuhrparkmanagerInnen sehen auf einen Blick, welche Fahrzeuge hohe Kosten verursachen und wo Optimierungspotenzial besteht.
- Individualisierbarkeit: Durch diverse Filter- und Sortiermöglichkeiten, können FuhrparkmanagerInnen selbst entscheiden, welche Auswertungen und Analysen sie auf einen Blick sehen möchten - auf Fahrzeug- oder auf Flottenebene.
- Visuelles Reporting: Die Darstellung der Fuhrparkkosten in übersichtlichen Diagrammen und Grafiken hilft, Kostenentwicklungen besser zu verstehen und Trends frühzeitig zu erkennen. So ist es möglich, die Kosten Monat-für-Monat zu vergleichen und auswerten zu können. Neben Kostenauswertungen ist es auch möglich, Schadensmeldungen nach Status, Bearbeitungszeiten, die Schadenhäufigkeit oder auch die Schadenquote im Dashboard zu integrieren und so ein ganzheitliches Bild des Flottenzustands zu erhalten.
Diese Lösung bietet nicht nur einen praktischen Überblick über verfügbare Fahrzeuge, Schäden und Bearbeitungszeiten, sondern zeigt auch auf, welche Stellschrauben Einsparungen ermöglichen - und gibt Fuhrparkverantwortlichen das nötige Werkzeug an die Hand, um die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.
Alle Fuhrparkkosten auf einen Blick
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Wie lassen sich Fuhrparkkosten senken?
Die gute Nachricht ist: Sobald FuhrparkmanagerInnen den Überblick wiederhergestellt haben, müssen steigende Fuhrparkkosten kein unvermeidliches Schicksal mehr sein. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Ausgaben für den Fuhrpark effizient senken können. Hier einige bewährte Ansätze:
- Wartungsmanagement optimieren: Regelmäßige Wartung hilft, teure Reparaturen zu vermeiden. Eine vorausschauende Wartung, bei der kleinere Mängel frühzeitig erkannt und behoben werden, kann größere Schäden verhindern. Digitale Tools helfen dabei, den Zustand der Fahrzeuge kontinuierlich zu überwachen und Warnleuchten oder Kontrollmeldungen sofort zu dokumentieren. So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Fahrzeuge rechtzeitig zur Wartung kommen, hohe Reparaturkosten vermieden und Ausfälle minimiert werden.
- Kostengünstige Reparaturmethoden: Smart Repair ist eine hervorragende Alternative für die Reparatur kleinerer Schäden wie Kratzer, Dellen oder Steinschlägen. Diese Methode ist deutlich günstiger und schneller als herkömmliche Reparaturen, da sie sich auf die beschädigte Stelle konzentriert, ohne größere Fahrzeugteile zu ersetzen. FuhrparkmanagerInnen können so bei kleineren Unfallschäden Reparaturkosten einsparen, ohne die Funktionsfähigkeit des Fahrzeugs zu beeinträchtigen.
- Werkstattwahl: Es lohnt sich, die Zusammenarbeit mit Werkstätten regelmäßig zu überprüfen. Insbesondere Vertragswerkstätten rufen häufig enorme Stundensätze und Ersatzteilkosten auf, die bei der Nutzung von freien Fachwerkstätten geschmälert werden können. Eine enge Partnerschaft mit einem Werkstattnetz kann helfen, die Reparaturkosten zu senken. Viele Fuhrparks nutzen inzwischen digitale Plattformen, um Reparaturen über zertifizierte Werkstätten abzuwickeln. Diese Werkstätten bieten oft günstigere Tarife und feste Stundensätze, ohne dass die Qualität der Reparaturen darunter leidet.
- Verbesserung der Fahrzeugeffizienz und des Fahrverhaltens: Durch die Überprüfung des Fahrverhaltens können Unternehmen den Kraftstoffverbrauch deutlich senken. Fahrerschulungen und Feedback helfen, ineffiziente Fahrweisen (wie unnötiges Beschleunigen, spätes Bremsen oder Leerlaufzeiten) zu minimieren. In Kombination mit kraftstoffsparenden Reifen und intelligenter Routenplanung können die Kraftstoffkosten weiter gesenkt werden.
Abhängig von den Kostenspitzen und/oder ersichtlichen Trends, können sich Fuhrparkverantwortliche auf die wichtigsten Optimierungspotenziale konzentrieren - und mit den jeweils passenden Maßnahmen entgegenwirken. Nicht immer ist es möglich, jede Stellschraube zu drehen. Vielmehr sollte das Ziel sein, aus einer gesamtheitlichen Betrachtung des Fuhrparks auf die vielversprechendsten Potenziale zu schließen, und diese strukturiert und nacheinander anzugehen.
Fazit: Transparenz als Schlüssel zur Kostenkontrolle
Steigende Fuhrparkkosten sind wahrlich eine große Herausforderung für Unternehmen - aber sie sind nicht unkontrollierbar. Mit einem klaren Kostenüberblick und der richtigen Strategie können Fuhrparkverantwortliche die wichtigsten Einsparpotenziale identifizieren. Durch regelmäßige Wartung, den Einsatz kostengünstiger Reparaturmethoden wie Smart Repair und die Nutzung digitaler Tools behalten sie nicht nur den Überblick, sondern erzielen auch wertvolle Effizienzsteigerungen.
Letztlich ist Transparenz der Schlüssel: Nur wer die Gesamtkosten der Flotte im Blick hat, kann gezielt optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichern. Ein modernes Kostenmanagement bietet die notwendige Basis, um die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks langfristig zu gewährleisten - und genau darauf wird es in Zukunft ankommen. Jetzt ist die Zeit, den Wandel im Fuhrparkmanagement zu gestalten. Die Zukunft gehört denjenigen, die auf Transparenz setzen, digitale Lösungen nutzen und ihre Kosten im Griff haben - denn nur so lassen sich Effizienz und Wirtschaftlichkeit langfristig sichern.
Quellen:
- 1GDV Gesamtverband der Versicherer (2024): Kfz-Versicherern drohen auch 2024 Milliardenverluste. Abgerufen 14.10.2024 unter https://www.gdv.de/gdv/medien/medieninformationen/kfz-versicherern-drohen-auch-2024-milliardenverluste-176046
- 2ADAC (2024): Spritpreis-Entwicklung: Benzin- und Dieselpreise seit 1950. Abgerufen 14.10.2024 unter https://www.adac.de/verkehr/tanken-kraftstoff-antrieb/deutschland/kraftstoffpreisentwicklung/
