Fuhrparkmanagement: Jeder Fuhrpark hat andere Anforderungen
Es gibt verschiedene Arten von Fuhrparks, die alle unterschiedliche Anforderungen an das Flottenmanagement und die verwendeten Tools und Software haben. Es kann unter den folgenden Arten von Fuhrparks unterschieden werden:
- Motivationsflotten: Die Flottenfahrzeuge werden hauptsächlich als Dienstfahrzeuge, Vetriebsflotten und zur Motivation der Mitarbeiter genutzt. Die Fahrzeuge gehören nicht zum Geschäftshalterhaftzweck des Unternehmens
- Mobilitätsflotten: Die Fahrzeuge gehören meist zu Unternehmen, die im Carsharing oder der Autovermietung aktiv sind
- Funktionsflotten: Bei Funktionsflotten ist der Fuhrpark notwendig, um den Geschäftsweck des Unternehmens zu erbringen. Dies sind vor allem Lieferdienste, Serviceflotten und Krankenwagen
- Kleinbetriebe: Kleinbetriebe, wie zum Beispiel Handwerker oder Pflegedienste haben andere Anforderungen als größere Unternehmen mit mehreren Dutzend oder sogar hunderten von Fahrzeugen
Fuhrparkmanagement: Intern oder Extern?
Eine weitere wichtige Frage, die in Ihrem Fuhrpark geklärt werden sollte: Macht es Sinn, Ihr Fleet Management intern abzubilden oder es teilweise oder sogar komplett outzusourcen. Hier spielt vor allem die Größe Ihres Fuhrparks eine wichtige Rolle. Je größer Ihr Fuhrpark ist und je mehr interne MitarbeiterInnen Sie benötigen, desto wichtiger werden Hilfsmittel, wie z.B. eine Software für das Fuhrparkmanagement. Alternativ können Sie auch das gesamte Flottenmanagement oder Teile Ihres Fuhrparkmanagements ausgliedern, beispielsweise an eine Leasinggesellschaft oder an eine Fuhrpark-Abteilung eines großen Automobilherstellers.
Fuhrparkmanagement Inhouse
Vorteile:
- Kontrolle: Sie behalten die volle Kontrolle über Ihren Fuhrpark und können die Fuhrparkmanagement Prozesse selbst gestalten
- Schnellere Reaktion: Eigene MitarbeiterInnen können schneller auf Änderungen und Notfälle reagieren, da sie physisch vor Ort sind.
- Vertrautheit: Interne MitarbeiterInnen kennen die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens am besten.
Nachteile:
- Kosten: Die interne Verwaltung einer Flotte kann kostspielig sein, da sie Schulungen, Softwarenutzung und zusätzliches Personal erfordert.
- Überlastung: MitarbeiterInnen können von ihren Hauptaufgaben abgelenkt werden, wenn sie auch das Fleet Management übernehmen müssen.
- Begrenzte Ressourcen: Vor allem kleinere Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über genügend Ressourcen, um ihr internes Fuhrparkmanagement effektiv zu verwalten.
Vorteile:
- Kosten: Outsourcing kann kostengünstiger sein, da interne Schulungs- und Personalkosten wegfallen.
- Wissen: Experten sind für das Flottenmanagement verantwortlich und bringen Wissen und jahrelange Erfahrung ein.
- Fokus: Eigene MitarbeiterInnen können sich auf Kernaufgaben konzentrieren, ohne von Fuhrparkaufgaben abgelenkt zu werden.
Nachteile:
- Kontrollverlust: Sie geben Kontrolle ab und müssen sich auf den Fuhrparmanagement Dienstleister verlassen.
- Mangelnde Flexibilität: Externe Fuhrparkmanagement Unternehmen sind an eigene Prozesse und Tools gebunden, die vielleicht nicht zu 100 % Ihren Anforderungen entsprechen
- Wissenstransfer: Externe Fuhrparkmanagement Dienstleister haben eventuell schlechteres Verständnis für spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens.
Es sprechen einige Dinge für Fuhrparkmanagement Outsourcing und einige Dinge es intern abzubilden. Wie Sie sich am Ende entscheiden, hängt von vielen Faktoren ab, wie z.B. verfügbare Kapazitäten und Ressourcen oder wie wichtig Ihr Fuhrpark für den Erfolg Ihres Unternehmens ist.
Es können aber durchaus auch nur Teilgebiete outgesourct werden, wie zum Beispiel die Fahrzeugbeschaffung oder das Schadenmanagement. Worauf Sie aber keinesfalls verzichten sollten, sind digitale Lösungen, die Ihnen dabei helfen können, Prozesse und Abläufe zu automatisieren
Mobilitätsunternehmen wie Bolt setzen auf Fuhrparkmanagement Software LösungenFuhrparkmanagement Excel oder Software?
Vor allem bei kleineren Fuhrparks wird das Fuhrparkmanagement häufig mit Excel durchgeführt und nicht mit Hilfe einer Fuhrparkmanagement Software. Das kann aber schnell zu Fehlern führen und wird schnell unübersichtlich. Auch das Thema Fahrtenbücher ist recht kompliziert und kann mit Excel kaum so abgebildet werden, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das zusätzliche Ausdrucken und managen von ausgedruckten Unterlagen macht die Aufgabe nahezu unmöglich, je größer ein Fuhrpark wird. Eine Flottenmanagement Software kann dabei helfen, Prozesse und Aufgaben zu automatisieren und zu digitalisieren:
- Digitales und zentrales Management aller Fahrzeuge und Dokumente in einem Portal
- Übersichtliches Kostenmanagement durch automatisierte Auswertungen
- Integrierte und automatisierte Führerscheinkontrolle
- Digitalisierte Protokolle zur Fahrzeugübergabe und Fahrzeugkontrolle
- Gesetzeskonformes Fahrtenbuch mit automatisierter Fahrtenaufzeichnung
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Fuhrparkmanagements ist im Januar 2024 durch die Einführung der CO2-Berichtspflicht für Fuhrparks nach der neuen CSRD Richtlinie hinzugekommen. Die Auswirkungen und Angebote zur Erfüllung der neuen Anforderungen in diesem Bereich sind noch nicht vollständig abzuschätzen. Es empfiehlt sich aber diese Thematik bei der Planung Ihres Fuhrparks zu berücksichtigen.
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Das gehört zum Fuhrparkmanagement
Eine der wichtigsten Aufgaben im Fuhrparkmanagement, die durch die meisten Fuhrpark Software Anbieter abgebildet wird, ist die präzise Fahrzeugortung mit Hilfe von Telematik. Damit lassen sich Flotten besser steuern und Routen besser planen. Ein weiterer, noch nicht so häufig digitalisierter und optimierter Bereich im Fleetmanagement sind das Schadenmanagement, das Wartungs- und das Instandhaltungsmanagement. Hierfür gibt es neuartige Software Lösungen, wie z.B. motum by RepairFix, das sich problemlos in alle gängigen Fuhrparksoftware Lösungen integrieren lässt.
Schadenmanagement im Fuhrpark frisst 28 % der Arbeitszeit von Fuhrparkmanagern
Ein bisher relativ wenig digitalisierter Prozess im Flottenmanagement ist das Schadenmanagement, obwohl die Aufgaben rund um das Schadenmanagement bis zu 28% der Arbeitszeit eines Fuhrparkverantwortlichen beanspruchen kann. Das hängt vor allem mit der zeitaufwendigen Kommunikation mit Fahrern, Versicherungen, Gutachtern und Werkstätten und den damit entstehenden Protokollen, Berichten, Dokumenten, Gutachten, Rechnungen und der Zuordnung zu den jeweiligen Schäden und Fahrzeugen zusammen. Ein Problem, das sich RepairFix mit der Softwarelösung motum angenommen hat.
Infomaterial: Digitales Schaden-und Instandhaltungsmanagement
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Schadenmanagement im Fuhrpark automatisieren: Zeit & Geld sparen. So geht's...
In den letzten Jahren haben sich immer mehr Lösung zur Digitalisierung des Schadenmanagements am Markt durchgesetzt. Einer dieser Anbieter ist motum by RepairFix. motum ist das intelligente Betriebssystem für operatives Flottenmanagement. Durch intelligentes und automatisiertes Schaden- & Instandhaltungsmanagement wird Ihr Fuhrpark effizienter und transparenter - und Ihre Fahrzeuge bleiben jederzeit einsatzfähig.
Die Vorteile der Schadenmanagement Software motum by RepairFix:
- Handy-App für Fahrer zum Ausfüllen von Fahrzeugprotokollen, Fahrzeugübergaben, Unfallberichten & Schadenmeldungen
- Zuordnung von Kosten, Rechnungen, Dokumenten & Kommunikation zu einzelnen Fahrzeugen und Schäden
- Zentrales Portal & Fuhrparkmanagement App für Flottenmanager mit Auswertungen, Analysen und Statusberichten zu Fahrzeugen, Fahrern, Schäden und Kosten
- Einfache Zusammenarbeit per zentraler in-App Kommunikation mit Fahrern, Versicherungen, Gutachtern und Werkstätten
- Intelligentes Reparaturmanagement für Ihren Fuhrpark mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz
- Einbinden eigener Partner, wie z.B. Werkstätten, Fuhrpark Management Software Anbieter, etc
Die Grundlagen zum Fuhrparkmanagement
Mit seinen vielfältigen Aufgabengebieten erfordert das Fuhrparkmanagement ein hohes Maß an Organisationstalent und betriebswirtschaftlichem Fachwissen, sowie ein Grundverständnis von den erforderlichen gesetzlichen Regelwerken.
Was ist Fuhrparkmanagement? Eine Fuhrparkmanagement Definition
Das Fuhrparkmanagement ist essentiell für jedes Unternehmens, das eine Fahrzeugflotte unterhält. Es umfasst die Verwaltung, die Koordination und die Kontrolle aller Aspekte im Zusammenhang mit dem Betrieb einer erfolgreichen Flotte. Das Hauptaugenmerk des Flottenmanagements besteht in der Steigerung der Effizienz und Rentabilität der Flotte, gleichzeitig der Kostenminimierung und der Sicherstellung der Fahrer-Sicherheit.
Wer ist für das Fuhrparkmanagement und den Fuhrpark verantwortlich?
Bei kleineren Unternehmen gibt es oftmals keinen direkten Verantwortlichen für den Fuhrpark, sondern es wird von einer oder mehreren Personen neben ihrer Haupttätigkeit ausgeführt. Bei mittleren und größeren Fuhrparks gibt es oftmals einen Fuhrparkverantwortlichen. Die Bezeichnungen reichen über Leiter des Fuhrparks, FuhrparkmanagerIn, Flottenmanager bis hin zu Flottenmanagement Leiter.
Ausbildung und Weiterbildungen zum Fuhrparkmanager
Es gibt eine Vielzahl von Wegen, die zur FuhrparkmanagerIn führen können. Neben Ausbildungen gibt es auch zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten von Anbietern wie der DEKRA.
Da sich aber nicht nur die rechtlichen, sondern auch die technologischen Rahmenbedingungen ständig verändern, sollten sich Flottenmanager regelmäßig oder Fortbildungen und Weiterbildungen informieren.zu
Vor allem in den Bereichen Steuerrecht, Versicherungsrecht und rechtliche Pflichten im Fuhrpark, wie z.B. Prüfung nach DGUV70, sollten stets im Auge behalten werden. Eine gute Ausgangslage bietet die motum Akademie für Fuhrparkexperten und der Event- und Webinar Bereich auf der Webseite von motum by RepairFix.
Weiterführende Links zum Thema Fuhrparkmanagement Fortbildung, Fuhrparkmanagement Weiterbildung & Fuhrparkmanagement Seminare:
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Fuhrparkmanagement Aufgaben und Tätigkeitsbereiche
Die Aufgaben im Flottenmanagement und damit auch die Aufgaben eines Fuhrparkleiters sind sehr vielfältig. Zu den wichtigsten Aufgaben eines Fuhrparkmanagers gehören unter anderem:
- Fahrzeugbeschaffung und Verkauf von Fahrzeugen
- Verhandeln und aktualisieren von Fuhrpark Versicherungen
- Gewährleistung der Verkehrssicherheit von allen KFZs und Transportern
- Einhaltung von Vertragskonditionen, z.B. Laufzeiten, Verrechnung Mehr-Kilometer und Minderkilometer bei Leasingverträgen, sowie Rückgabekonditionen
- Schadenmanagement und Reparaturmanagement im Fuhrpark
- Kommunikation mit Fahrern, Versicherungen, Gutachtern, Werkstätten und Leasingunternehmen
- Kontrolle von Fahrzeugübergabe Protokollen, Fahrzeugkontrollen, Unfallberichten und Verwaltung von Fahrtenbüchern der Flotte
- Wartungs- und Instandhaltungsmanagement der Flottenfahrzeuge
- Führen von Fahrzeug-Akten, Fahrtenbuch und Fahrerakten inkl. Fahrzeugbrief, Kaufverträge, Leasingverträge, KFZ-Versicherungen
- Kraftstoffmanagement & Tankkarten des Fuhrparks
- Routenoptmierung und Routenplanung der Flotten- und Poolfahrzeuge
- Fuhrparkverwaltung & Kostenoptimierung
- Führerscheinskontrolle bei Fahrzeugübergaben
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z.B. die Einhaltung der DGUV 70, der UVV und der KVA Prüfung
- Fahrzeugwartung und Fahrzeuginstandhaltung
Video Interview mit Dr. Moritz Weltgen, Geschäftsführer von RepairFix zum Thema "Aktuelle Herausforderungen im Flottenmanagement"
Flottenmanagement Aufgaben - Eine Detailbetrachtung der Aufgaben eines Fuhrparkmanagers
Fuhrparkverwaltung
Die Verwaltung des Fuhrparks nimmt einen großen Teil der Aufgaben einer FuhrparkleiterIn ein. So müssen alle relevanten Dokumente organisiert und jederzeit zugänglich sein. Neben dem Dokumentenmanagement muss stets dafür gesorgt werden, dass alle Fahrzeugkosten, Fahrtkosten, Schadenskosten und Bestellkosten analysiert, optimiert und verbessert werden. Auch das Sicherstellen und Überprüfen von durchgeführten Fahrzeugkontrollen, Übergabeprotokollen und DGUV 70 Prüflisten muss stets gewährleistet sein.
Fahrzeugbeschaffung im Fuhrpark
Eine weitere wichtige Aufgabe im Flottenmanagement ist die Fahrzeugbeschaffung. Es stehen verschiedene Beschaffungsmethoden zur Verfügung: vom Direktkauf über die Kreditfinanzierung bis hin zu Leasingoptionen wie Kilometer- oder Restwertleasing, sowie Langzeitleasing oder Fahrzeugzulassung. Im Rahmen der Fahrzeugbeschaffung stellen auch die Verhandlung und die Einhaltung von Leasingverträgen und Versicherungen für den Fuhrpark einen Teil der Arbeit dar. So muss der Flottenmanager unter anderem sicherstellen, dass die Leasing-Rückgabe-Kosten von Flottenfahrzeugen und die Versicherungskosten des Fuhrparks durch proaktive Wartung- und Instandhaltungsmanagement so niedrig wie möglich gehalten werden.
Schadenmanagement im Fuhrpark
Je größer die Fahrzeugflotte, desto schwieriger und komplexer wird das Schadenmanagement und die damit zusammenhängende Prävention von Schäden im Fuhrpark. Die Schadenbearbeitung, Abwicklung und Reparatur von Flottenfahrzeugen nach Unfällen ist ein wichtiger Bestandteil des Fuhrparkmanagements und nimmt daher auch einen Großteil der Arbeitszeit ein.
So besagen Studien, dass bis zu 28% der Arbeitszeit einer FlottenmanagerIn auf das Schadenmanagement entfallen. Um den laufenden Betrieb sicherzustellen und lange Ausfallzeiten von Unfallfahrzeugen zu vermeiden, ist eine schnelle und effiziente Abwicklung der Schäden durch den Fuhrparkleiter zwingend notwendig. Um dies zu gewährleisten, sind Standards einzuhalten, die mit Excel und in Papierform nur noch schwer abbildbar sind.
Daher ist das digitale und teilweise automatisierte Schadenmanagement in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Hier gibt es eine Handvoll Anbieter, die sich auf digitales Schadenmanagement, inkl. Wartungsmanagement und Instandhaltungsmanagement von Fuhrparks spezialisiert haben. Ein solcher Anbieter einer digitalen Schadenmanagement Software ist motum by RepairFix.
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Wartung und Instandhaltung im Fuhrparkmanagement
Die Wartung und Reparatur der Fahrzeuge nehmen im Fuhrparkmanagement eine entscheidende Stellung ein. Regelmäßige Prüfungen und Serviceprogramme gewährleisten, dass sich die Flotte stets in bestmöglichem Zustand befindet.
Reparaturen an den Fahrzeugen müssen schnell und effizient erfolgen, um Betriebsstörungen und ungeplante Reparaturarbeiten zu verhindern. Diese Aufgabe fällt in die Verantwortung des Fuhrparkmanagements.
Wir empfehlen hierzu unsere Artikel "Smart Repair: Wie Flottenverantwortliche schlau reparieren" und “Was bedeutet Fahrzeuginstandhaltung” hinweisen, der wertvolle Einblicke in clevere Reparatur und- Instandhaltungsmethoden für die Fahrzeugflotte bietet.
Fuhrparkmanagement Software
Egal ob Firmenwagen oder Poolfahrzeuge, eine Flottenmanagement-Software bietet eine Komplettlösung für die Fuhrparkverwaltung und Steuerung der Fuhrparkfahrzeuge.
Um einen reibungslosen Betrieb Ihrer Flotte zu gewährleisten, ist eine Fleet Management Software für die meisten Fuhrparkleiter mittlerweile unerlässlich geworden. Die vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten tragen dazu bei, den Verwaltungsaufwand drastisch zu reduzieren, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Fuhrpark Kosten zu senken.
Um eine Fahrzeugflotte effizient einsetzen zu können, ist ein Fuhrparkmanagement Programm heutzutage ein unverzichtbares Werkzeug im Fuhrpark Alltag geworden, um eine Flotte effizient und profitabel verwalten zu können.
Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software
Die Vorteile einer Flottenmanagement Software als unterstützende Kraft des Fuhrparkmanagers liegen auf der Hand: durch automatisierte und digitalisierte Prozessabläufe geht das Verwalten, Planen, Steuern und Kontrollieren der gesamten Flotte mit weitaus weniger personellem Aufwand.
Es gibt viele unterschiedliche Anbieter von Fuhrparkmanagementsystemen, die in den meisten Fällen modular aufgebaut sind und einzelne Funktionalitäten je nach Fuhrpark Bedarf und Größe dazu gebucht werden können.
Die Aufgaben, die eine Fuhrparkmanagement Software abbilden kann, reichen von der Einsatzanalyse und der Planung des Fuhrparks über das digitale Führen von Fahrzeugdaten, Fahrtenbüchern und digitalen Fahrzeugkontrollen bis hin zur Ortung der Flottenfahrzeugen.
Die wichtigsten Vorteile einer Fleet Management Software sind unter anderem:
- Transparenz im Fuhrpark durch vollständige Datenerhebung
- Zeitersparnisse im Fuhrparkmanagement durch Automatisierung der Datenerfassung
- Automatisierung von Abläufen durch Künstliche Intelligenz im Fuhrparkmanagement
- Reduzierung rechtlicher Risiken durch korrekte Prozessabläufe
- Kostensenkung im Fuhrpark durch Automatisierung von Prozessen
Fuhrparkmanagement Software Anbieter
Es gibt viele Fuhrparkmanagement-Anbieter auf dem Markt, die sich auf die Entwicklung und Vermarktung von Fuhrparkmanagement Software spezialisiert haben. Daher haben Unternehmen mit Fahrzeugflotten viele Möglichkeiten zur Auswahl.
Um die geeignete Fuhrparkmanagement App zu finden, kommt es vor allem auf Ihre Bedürfnisse und die Größe Ihres Fuhrparks an. Je größer die Flotte, desto wichtiger wird die Koordinierung von Einsatzplänen und die saubere Dokumentation und zentrale Aufbewahrung von Prüflisten, wie z.B. Checklisten für die UVV Prüfung und Fahrzeug Protokollen.
Fuhrparkmanagement Software Vergleich
Vimcar
Vimcar bietet ein umfangreiches Fuhrparkmanagement System an und ist einer von vielen Anbietern im Bereich Flottenmanagement Software. Die Kosten hängen von den tatsächlich genutzten Funktionen ab. Das Flottenmanagement Angebot von Vimcar umfasst unter anderem:
- Fahrzeugortung mit Hilfe eines Hardware-Dongles
- Digitales Fahrzeugmanagement mit Führerscheinprüfung und -kontrolle
- Digitales und automatisiertes Fahrtenbuch
Die Hardware ist im Preis inbegriffen und kann problemlos selbst installiert werden. Die Software ist auf einer Vielzahl von Geräten verfügbar, vom Smartphone über PCs bis hin zu Tablets. Vimcar zeichnet sich durch deutschen Support, kostenlose Integration, transparente Preise und persönlichen Support aus.
Avrios
Avrios hat sich auf das Flottenmanagement und die Fahrzeugverwaltung spezialisiert. Die Fuhrpark Plattform von Avrios bietet Unternehmen unter anderem folgende Werkzeuge und Dienstleistungen:
- Fahrzeugbeschaffung für Ihre Flotte
- Treibstoffmanagement für Ihren Fuhrpark
- Versicherungen für Ihre Flotte
- Steuerliche Compliance
- Schadenmanagement & Instandhaltungsmanagement (über Schnittstelle zu motum)
Die Software von Avrios bietet Funktionen zur Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen, zur Analyse von Daten und zur Bereitstellung von Berichten, um die Transparenz und Effizienz im Flottenmanagement zu steigern und zu optimieren.
motum
motum ist ein intelligentes Betriebssystem für operatives Flottenmanagement. motum ist auf den bisher wenig beachteten und wenig digitalisierten Bereich des Schadenmanagements, Instandhaltungsmanagement und des Wartungsmanagements im Fuhrpark spezialisiert und bietet eine perfekte Ergänzung zu bestehenden Flottenmanagement Systemen.
- Problemlose Fuhrpark Integration in bestehende Fuhrparkmanagement Lösungen
- Fokus auf Optimierung des Schadenmanagements durch intelligente Web-Apps & Prozesse
- Fuhrparkmanagement App für Fahrer zum Ausfüllen von Protokollen und Berichten
- Fuhrpark Plattform und App mit automatischer Zuordnung von Dokumenten & Kommunikation zu einzelnen Fahrzeugen und Schäden
- Zentrales Portal & App für Flottenmanager mit Auswertungen, Analysen und Statusberichten zu Fahrzeugen, Fahrern, Schäden und Kosten
motum by RepairFix gehört im Bereich des digitalen Schadenmanagements zu den führenden Anbietern von Fuhrparkmanagement Dienstleistungen Deutschlands. Die Software zeichnet sich durch ein effizientes und transparentes Schaden- und Instandhaltungsmanagement aus und hilft Ihrer Flotte stets einsatzbereit zu sein.
Weitere Fuhrparkmanagement Software Anbieter sind unter anderem: FleetOne, YellowFox, Fleetster, Webfleet, Fleetexpert, Carano und Azowo.
Rechtliche Pflichten & Gesetze im Fuhrparkmanagement
Neben den vielfältigen Aufgaben eines Fuhrparkmanagers gibt es auch eine Vielzahl von rechtlichen Herausforderungen und Pflichten, die im Betrieb eines Fuhrparks zu beachten und einzuhalten sind. Das beinhaltet unter anderem die Frage der Halterhaftung, der Datenschutz (DSGVO), die Frage der Steuern (vor allem bei Poolfahrzeugen und privat genutzten Dienstfahrzeugen), das Einhalten von Prüfvorschriften (Fahrzeugkontrolle, DGUV Prüfung, KVA Prüfung, etc), sowie die Einhaltung, Optimierung und Verwaltung von Leasingverträgen und Versicherungskonditionen des Fuhrparks.
Halterhaftung im Fuhrpark
Sollte einer Ihrer Außendienstmitarbeiter einmal einen Unfall mit einem Dienstwagen verursachen und es stellt sich heraus, dass das Flottenfahrzeug nicht verkehrssicher war, dann haftet der Unternehmer für den entstandenen Schaden. Ähnliche Risiken bestehen auch bei Mobilitätsanbietern und Carsharing Plattformen.
Daher fordert und verpflichtet die Halterhaftung den Unternehmer und den Fuhrparkverantwortlichen unter anderem zu:
- Regelmäßige Wartungen der Fahrzeuge, um Verkehrssicherheit der Fahrzeuge sicherzustellen
- Wichtige Utensilien wie Warndreieck, Sicherheitsweste und Verbandskasten müssen stets im Fahrzeug vorhanden sein
- Führerscheinkontrollen, wenn Mitarbeiter ein Poolfahrzeug übernehmen
- Ausfüllen von Checklisten zur Fahrzeugkontrolle bei Übergabe von Flottenfahrzeugen vor jedem Fahrtantritt und nach Beendigung der Fahrt
- Nachweis über Belehrung der Fahrer und ihre Pflichten, vor allem bei Poolfahrzeugen mit Hilfe eines Dienstwagenüberlassungsvertrages oder eines Vertragszusatzes für die Pflichten bei der Nutzung eines Poolfahrzeugs.
- Nachweisliche Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten bei Speditionsfirmen
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Erstellung von Prüfberichten nach UVV und DGUV 70 Vorschriften
Die Überprüfung und Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) ist ein sehr wichtiger Bestandteil des Fuhrparkmanagements, der die Sicherheit und Zuverlässigkeit des Fuhrparks gewährleisten soll. Bei dieser Aufgabe spielen FuhrparkmanagerIn und FuhrparkleiterIn eine wichtige Rolle.
Zu den Pflichten des Unternehmens als Fahrzeughalter und dem Fuhrparkmanagement gehören unter anderem:
- Überprüfung des Führerscheins, mindestens 2x pro Jahr
- Vorgeschriebene Untersuchungstermine einhalten
- Die Durchführung von Fahrerschulungen nach UVV-Vorschriften
- Sichtkontrolle und Fahrzeuginspektionen gemäß Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
- Einhaltung der DGUV 70 Prüfvorschriften
- Fahrzeugkontrolle bei Übergabe und Fahrerwechsel
Das Gesetz verlangt die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) und beinhaltet alle Maßnahmen, die zur Unfallverhütung und dem Schutz der Arbeitnehmer beitragen. Das Flottenmanagement übernimmt eine koordinierende Rolle und etwaige Mängel müssen sofort beseitigt werden. Die jährliche Inspektion aller Fahrzeuge der Flotte umfasst die Überprüfung aller Funktionen wie Licht, Bremsen, Scheibenwischer, Sicherheitsgurte, Airbags und Spiegel.
Weitere Informationen zur UVV-Prüfung von Firmenfahrzeugen durch das Unternehmen finden Sie im Artikel:
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Kostenvoranschlag (KVA) Prüfung
Einen Kostenvoranschlag (KVA) freizugeben, erfordert umfangreiche Expertise. Bei der Kontrolle eines Kostenvoranschlags kommt es vor allem auf folgende Punkte an:
- Kontrolle der Pflichtangaben
- Prüfen der freien Positionen, wie z. B. Instandsetzungen
- Überwachung, ob Herstellervorgaben eingehalten werden
- Kontrolle, ob der KVA plausibel und kausal zum Schadenereignis ist
- Prüfung der Konditionen, wie Stundenverrechnungssatz, Zeitaufwand der Arbeiten
- Ermittlung des Zeitwerts bei Haftpflichtschäden
Für weitere Informationen zum Thema KVA-Prüfung im Fuhrpark empfehlen wir Ihnen folgende Artikel: KVA-Prüfung: Darauf sollten Flottenmanager achten
Einhaltung des Datenschutzes und der DSGVO Gesetze
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Aufzeichnung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Beim Fuhrpark kommt die DSGVO ins Spiel, da die Ortungssysteme von Fuhrparkmanagement Software Systemen Flottenfahrzeuge und ihre Fahrer zu jeder Zeit orten können. Um die Datenschutzvorschriften einhalten zu können, wird eine Flottenmanagement Software aus dem europäischen Raum empfohlen, die keinerlei Daten in die USA oder andere Drittländer außerhalb der EU weitergeleitet, bei denen Datenschutzstandards nach EU-Recht nicht gegeben sind.
Weiterführende Quellen & Ressourcen zum Thema Fuhrparkmanagement
Fuhrpark & Fuhrparkmanagement optimieren
Interview mit Dr. Moritz Weltgen, dem Geschäftsführer von motum by RepairFix zum Thema "Fuhrparkmanagement"
Fuhrpark Prüfberichte & Compliance
Digitales Schadenmanagement:
Um Ihnen den Fuhrpark-Alltag zu vereinfachen, haben wir eine Sammlung von nützlichen Fuhrparkmanagement Vorlagen, Checklisten und PDFs zum ausdrucken für Sie zusammengestellt, die Sie kostenlos herunterladen und nutzen können.
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