Was ist Schadenmanagement im Fuhrpark?
Das Schadenmanagement umfasst alle Maßnahmen, die zur Erfassung, Bearbeitung und Regulierung von Schäden an Fuhrparkfahrzeugen notwendig sind. Dabei geht es nicht nur um die eigentliche Reparatur, sondern auch um die effiziente Abwicklung von Schadensfällen, die Dokumentation und die Kommunikation zwischen den Beteiligten wie FahrerInnen, Versicherungen und Werkstätten. In einem gut organisierten Fuhrpark ist das Schadenmanagement ein integraler Bestandteil des Betriebs, der hilft, Kosten zu kontrollieren und die Verfügbarkeit der Fahrzeuge zu maximieren.
Die Bedeutung eines strukturierten Schadenmanagements kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ohne klare Prozesse und einheitliche Standards kann es zu Verzögerungen, Missverständnissen und unnötigen Kosten kommen. Ein effizientes Schadenmanagement hingegen sorgt dafür, dass Schäden schnell behoben werden, die Kommunikation reibungslos verläuft und Ausfallzeiten minimiert werden. Dies ist besonders wichtig, da bereits kleine Verzögerungen bei der Schadensregulierung erhebliche Auswirkungen auf die Betriebskosten und die Effizienz des Fuhrparks haben können.
"Studien besagen, dass Flottenverantwortliche bis zu 28% ihrer Arbeitszeit mit Schadenmanagement verringen."
Aufgaben im Schadenmanagement
Das Schadenmanagement im Fuhrpark ist eine komplexe Aufgabe, die viele verschiedene Prozesse und Akteure umfasst. Zu den zentralen Aufgaben gehören:
- Schadenerkennung: FuhrparkleiterInnen & FahrerInnen sind dafür verantwortlich Schäden zu identifizieren und zu dokumentieren. Die Schadenerkennung erfolgt in der Regel bei Fahrzeugkontrollen, Fahrzeugübergaben oder bei akuten Unfällen oder Schäden.
- Schadenaufnahme/dokumentation: Traditionell erfolgt die Schadenaufnahme ohne viel digitale Unterstützung. Durch den Einsatz von digitalen Schadenmeldungen, einer internen Hotline oder regelmäßigen Schulungen kann die Dokumentation des Schadens verbessert werden.
- Schadenbewertung: Nach der Identifikation und der Aufnahme des Schadens erfolgt im Schadenmanagement Prozess die Bewertung des Schadens. Hierbei wird der Umfang des Schadens ermittelt und eine erste Kostenschätzung durch das Fuhrparkmanagement vorgenommen.
- Schadenabwicklung: Eine weitere Aufgabe im Schadenmanagement ist es, für die Abwicklung des Schadens zu sorgen. Dies beinhaltet die Kommunikation mit allen beteiligten Parteien, wie Versicherungen, Werkstätten oder Dienstleistern, um eine schnelle, transparente und effiziente Reparatur des Schadens sicherzustellen.
- Überwachung und Steuerung: Eine oftmals unterschätzte Aufgabe im Schadenmanagement ist es, die entstandenen Schäden zu managen. Das kann schnell sehr komplex und unübersichtlich werden, vor allem bei größeren Fuhrparks. So müssen Fleet Manager sicherstellen, dass die Koordination von Versicherungen, GutachterInnen, Werkstätten, Kostenvoranschlägen und Rechnungen schnell und effizient erfolgt. Hier haben sich in den letzten Jahren digitale Schadenmanagement Anbieter durchgesetzt, die sie bei dieser Arbeit unterstützen können.
- Kostenkontrolle: Die Kostenkontrolle ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Schadenmanagements im Fuhrpark. Dies kann unter anderem durch das Einholen von mehreren Angeboten unterschiedlicher freier Werkstätten, durch eine schnellere Schadenabwicklung oder durch Smart Repair Systeme im Fuhrpark erreicht werden.
- Schadenprävention: Das Schadenmanagement arbeitet auch präventiv, um Schäden zu vermeiden. Hierzu gehören beispielsweise Schulungen für MitarbeiterInnen, regelmäßige Wartung von Fahrzeugen, die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und die Nutzung von digitalen Checklisten zur Einhaltung der DGUV 70 und UVV Vorschriften zur Prüfung von PKWs im Fuhrpark.
- Prozessoptimierung: Eine weitere Aufgabe des Fleet Managers ist es, sicherzustellen, dass die Prozesse im Schadenmanagement im Fuhrpark stets optimiert werden. Das Hauptziel ist es, Ausfallzeiten nach Schäden so gering wie möglich zu halten und die Flottenfahrzeuge so schnell wie möglich wieder einsatzfähig zu bekommen. Das kann durch folgende Maßnahmen erfolgen: Schnellere Abwicklung von Schäden, zentrale Kommunikation mit allen Beteiligten (FahrerInnen, Werkstätten, Versicherungen, etc.), optimierte Ablage und Zuordnung von Dokumenten zu allen Schäden.
Herausforderungen im Schadenmanagement: Die Kostentreiber
Die Vielzahl an Aufgaben sind mit verschiedenen Herausforderungen verbunden - die schnell zu Kostenfallen werden können:
- Zeitaufwand und Ineffizienz: Ohne strukturierte Prozesse kann die Abwicklung von Schadensfällen viel Zeit in Anspruch nehmen, was zu längeren Ausfallzeiten und höheren Kosten führt.
- Unfälle und die damit verbundenen Fahrzeugausfälle: Je länger ein Fahrzeug ausfällt, desto teurer für das Unternehmen
- Kommunikationsprobleme: Die Koordination zwischen FahrerInnen, Werkstätten und Versicherungen kann schwierig sein, insbesondere wenn klare Kommunikationswege fehlen.
- Rechtssichere Dokumentation: Einhaltung von Vorschriften zur Prävention von Unfällen nach DGUV 70 & UVV, Ablage und Speicherung von Protokollen, Kontrollen und Dokumenten.
Schadenmanagement intern oder extern? Vor- und Nachteile
Aufgrund der Vielfalt an Aufgaben und Herausforderungen im Schadenmanagement, stehen viele Unternehmen vor der Entscheidung, ob sie das Schadenmanagement intern abwickeln oder an externe Dienstleister auslagern sollen. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile:
Vorteile Schadenmanagement Outsourcing
- Reduktion der internen Belastung: Das Outsourcing entlastet interne Teams von zeitaufwendigen und komplexen Aufgaben. Die Mitarbeitenden können sich auf andere wichtige Aufgaben und das Kerngeschäft konzentrieren, während der Dienstleister das Schadenmanagement übernimmt.
- Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Durch das Auslagern des Schadenmanagements an spezialisierte Dienstleister können interne Ressourcen geschont werden.
- Zugriff auf spezialisierte Expertise: Dienstleister im Bereich Schadenmanagement verfügen über spezifisches Know-how und jahrelange Erfahrung in der Abwicklung von Schadensfällen. Sie sind mit den besten Praktiken und aktuellen Trends vertraut und können Fuhrparkveratwortliche besser durch komplexe Schadensprozesse führen.
Nachteile Schadenmanagement Outsourcing
- Kontrollverlust: Durch das Outsourcing wird ein Teil der Kontrolle über den Schadenmanagement-Prozess an den Dienstleister abgegeben. Dies kann zu weniger Transparenz führen und macht es schwieriger, direkt in den Prozess einzugreifen oder Anpassungen vorzunehmen.
- Abhängigkeit von Dienstleistern: Unternehmen werden abhängig von den Dienstleistungen und der Qualität des externen Anbieters. Sollten Probleme mit der Leistung oder der Kommunikation auftreten, kann dies den gesamten Prozess verzögern und zusätzliche Kosten verursachen.
- Hohe Kosten: Während die initialen Kosten möglicherweise niedriger sind, können die laufenden Gebühren für die Dienstleistungen eines externen Anbieters auf lange Sicht höher sein. Insbesondere, wenn zusätzliche Services oder besondere Anforderungen hinzukommen, können die Kosten schnell ansteigen.
- Mangelnde Transparenz: Klassische Schadensteuerer haben häufig keinen definierten Prozess, um die Transparenz ihrer Prozesse sicherzustellen. Fuhrparkverantwortliche stehen somit häufig vor einer Blackbox und wissen nicht, was während der Reparatur und der Abwicklung passiert -und erhalten am Ende lediglich eine Abschlussrechnung.
Externes Schadenmanagement per Software am Beispiel von motum by RepairFix
"Der größte Mehrwert für uns ist ganz klar die beschleunigte Kommunikation und die wesentlich einfachere Schadenmeldung. Aber auch die Instandsetzung der Fahrzeuge ist für uns kein Aufwand mehr, denn es passiert jetzt alles im Hintergrund." - Boris Fadeew, Leiter Logistik & Fuhrpark - ROSENGARTEN
Schadenmanagement-Software oder Excel? Das sollten Sie wissen
Bei immer steigender Komplexität und rechtlichen Anforderungen im Fuhrparkmanagement im Allgemeinen und im Schadenmanagement im Speziellen stellt sich die Frage, ob es in naher Zukunft überhaupt noch möglich sein wird, das Schadenmanagement im Fuhrpark ohne digitale Softwarelösungen abzubilden.
Die Nutzung von Excel in Kombination mit ausgedruckten Checklisten zur Fahrzeugkontrolle und Fahrzeugübergabe wird spätestens bei der nächsten DGUV- oder UVV Prüfung zur Mammutaufgabe.
So bieten digitale Schadenmanagement Lösungen nicht nur eine zentrale Plattform für den Fuhrparkverantwortlichen, sondern auch Handy-Apps für die FahrerInnen zum komfortablen Ausfüllen von Checklisten zur Fahrzeugkontrolle.
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Vorteile von Schadenmanagement-Software
Schadenmanagement-Software bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die FuhrparkmanagerInnen dabei unterstützen, die oben genannten Herausforderungen effektiv zu bewältigen.
Automatisierung
Ein zentraler Vorteil ist die Automatisierung vieler manueller Prozesse. So können Schäden direkt von den FahrerInnen über eine Handy Web-App gemeldet werden, wodurch die Bearbeitung sofort beginnt und die Wartezeiten reduziert werden. Auch die Dokumentation und Weiterleitung der Informationen an die Versicherung oder Werkstatt erfolgt digital, was den administrativen Aufwand erheblich verringert.
Kostensenkung
Durch die Optimierung der Prozesse lassen sich nicht nur die Bearbeitungszeiten verkürzen, sondern auch die Kosten senken. Eine zentrale Datenbank ermöglicht es, alle relevanten Informationen schnell abzurufen und Entscheidungen datenbasiert zu treffen. Dies reduziert die Verwaltungskosten und verhindert teure Verzögerungen. Auch Reparaturkosten können durch die gezielte Steuerung und Auswahl von Werkstätten um bis zu 22% gesenkt werden.
Transparenz und Kommunikation
Eine gute Schadenmanagement-Software verbessert die Transparenz über den gesamten Prozess hinweg. Alle Beteiligten – von den FahrerInnen über die Werkstätten bis hin zu den Versicherungen – können auf die relevanten Daten zugreifen und den Status der Schadensabwicklung in Echtzeit verfolgen. Dies führt zu einer besseren Kommunikation und einem reibungsloseren Ablauf.
Dokumentation und Historie
Zuordnung von Kosten, Rechnungen, Dokumenten & Kommunikation zu einzelnen Fahrzeugen und Schäden auf einer zentralen Plattform für Fuhrparkverantwortliche. Mögliche Auswertungen, Analysen und Statusberichte zu Fahrzeugen, FahrerInnen, Schäden, Unfällen und Kosten ermöglicht eine detaillierte Fahrzeughistorie mit diversen Reporting-Möglichkeiten.
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