Fuhrparkverantwortliche - Ein Beruf, viele Bezeichnungen
Ob FuhrparkmanagerIn, FlottenmanagerIn, FuhrparkleiterIn oder LeiterIn des Fuhrparks - so vielfältig wie die Berufsbezeichnungen sind auch Fuhrparkmanagement Aufgaben. Das Aufgabenspektrum ist breit gefächert und erfordert umfangreiches Fachwissen, obwohl für diesen Beruf keine dedizierte Ausbildung existiert. Stattdessen übernehmen häufig Mitarbeitende aus Bereichen wie Personal oder Einkauf diese Rolle und erweitern ihr Wissen selbstständig.
Um sich für diesen vielseitigen Job weiterzubilden, nutzen viele die Angebote von Organisationen wie dem Bundesverband für betriebliche Mobilität, der DEKRA Akademie oder dem TÜV Süd.
Ein Überblick über die Fuhrparkmanagement Aufgaben
Die Hauptaufgabe des Fuhrparkmanagements besteht darin, den Fuhrpark effizient zu verwalten, den wirtschaftlichen Einsatz aller Fahrzeuge zu gewährleisten und gleichzeitig alle erforderlichen Sicherheits- und Umweltstandards einzuhalten.
Je nach Größe und Art des Fuhrparks können die Anforderungen sehr unterschiedlich sein. Trotz dieser Unterschiede lassen sich sechs zentrale Aufgabenbereiche definieren:
Fahrzeugbeschaffung
Die Fahrzeugbeschaffung ist eine der wichtigsten und komplexesten Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Sie umfasst nicht nur den Kauf von Fahrzeugen, sondern auch die Beschaffung von Reifen, Ersatzteilen, Tankkarten und Versicherungen. Fuhrparkverantwortliche müssen dabei viele Faktoren berücksichtigen:
- Wie viele Fahrzeuge werden benötigt?
- Welche Mitarbeitende dürfen Dienstwagen nutzen?
- Welches Budget steht zur Verfügung?
Bei der Anschaffung neuer Flottenfahrzeuge muss sich zunächst zwischen Kauf und Leasing oder einem Mischmodell entschieden werden. Diese Wahl hängt stark von der Art des Fuhrparks ab. Während der Kauf mit Barzahlung oder Kreditfinanzierung oft für langfristige Lösungen bevorzugt wird, bieten Kilometer- oder Restwertleasing sowie Langzeitmiete mehr Flexibilität.
Wichtig ist nicht nur, dass die Fahrzeuge zum richtigen Zeitpunkt in ausreichender Menge zur Verfügung stehen, sondern auch, dass die Kosten transparent und optimiert sind. Die genaue Dokumentation der Anforderungen an die Fahrzeugausstattung hilft bei der Beschaffung der richtigen Fahrzeuge.
Gerade bei Leasingfahrzeugen ist die Rückgabe jedoch ein kritischer Punkt. Eine gut organisierte Leasingrückgabe ist genauso wichtig wie die Beschaffung selbst und trägt entscheidend zur Kosteneffizienz und Planbarkeit im Fuhrparkmanagement bei. Full-Service Leasingrückgaben stellen eine Möglichkeit dar, Rückgabekosten durch vorherige Gutachten und KVA-Abgleiche zu reduzieren und die Leasingaufbereitung vollständig in vertraute Hände abzugeben.
Schaden- und Instandhaltungsmanagement
Trotz größter Vorsicht lassen sich Schäden im Fuhrpark nicht immer vermeiden - sei es durch Unfälle, Parkrempler oder Unwetter. Hier ist das Fuhrparkmanagement gefragt, das schnell und kostengünstig handeln muss, um Betriebsunterbrechungen und Reparaturkosten so gering wie möglich zu halten. Eine lückenlose schriftliche Dokumentation der Schäden ist dabei unerlässlich.
Ein effektives Schadenmanagement umfasst neben der Reparatur auch präventive Maßnahmen:
Assistenzsysteme, regelmäßige Sicherheitstrainings und Belohnungssysteme für unfallfreies Fahren tragen dazu bei, Unfälle zu vermeiden und Schäden zu reduzieren.
Darüber hinaus spielt die Wartung der Fahrzeuge eine entscheidende Rolle im Instandhaltungsmanagement. Regelmäßige Wartung verlängert die Lebensdauer der Flotte und reduziert Ausfallzeiten.
In diesem Bereich ist der Einsatz moderner Softwarelösungen von großer Bedeutung. Die Schadenmanagement-Lösung motum by Repairfix unterstützt FuhrparkmanagerInnen bei der effizienten Erfassung, Dokumentation und Abwicklung von Schadensfällen. Die Plattform hilft, den gesamten Prozess zu beschleunigen und die Ausfallzeiten der Fahrzeuge zu minimieren. So können sich FuhrparkmanagerInnen auf das Wesentliche konzentrieren und gleichzeitig die Betriebskosten optimieren.
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Gewährleistung der Sicherheit im Fuhrpark
Insbesondere in Bezug auf die Fuhrparksicherheit tragen Fuhrparkverantwortliche eine große Verantwortung, darunter auch die Halterhaftung (FahrzeughalterInnen werden für entstandene Schäden haftbar gemacht, unabhängig davon, wer das Fahrzeug zum Zeitpunkt des Schadenfalls gefahren hat). Zu den zentralen Aufgaben gehören:
- die Sicherstellung der fristgerechten Durchführung von Prüfungen und Hauptuntersuchungen aller Fahrzeuge
- Regelmäßige Führerscheinkontrollen (zweimal pro Jahr)
- die Organisation von UVV-Schulungen
- die Einhaltung der DGUV Vorschrift 70
Die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) definieren die notwendigen Sicherheitsstandards für Unternehmen und sind gesetzlich vorgeschrieben. Fuhrparkverantwortliche müssen nicht nur die Durchführung dieser Prüfungen koordinieren, sondern auch dafür sorgen, dass Mängel umgehend behoben werden. Eine jährliche Prüfung aller Fahrzeuge ist vorgeschrieben. Dabei werden kritische Funktionen wie Licht, Scheibenwischer und Airbags überprüft. Eine kostenfreie UVV DGUV 70 Checkliste finden Sie hier.
Neben den gesetzlichen Pflichten gehört es zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagements, die FahrerInnen im Umgang mit Unfällen zu schulen, sie in die Fahrzeugtechnik einzuweisen und regelmäßig auf Fahrzeugmängel zu überprüfen. Mit einem umfassenden Sicherheitskonzept kann das Fuhrparkmanagement dazu beitragen, Unfälle zu vermeiden und die Sicherheit im Unternehmen zu erhöhen.
Förderung der Umweltverträglichkeit
Die Nachhaltigkeit ist als zentrale Fuhrparkmanagement Aufgabe unerlässlich. Fuhrparkverantwortliche haben die Aufgabe, umweltfreundliche Praktiken in den Betriebsablauf zu integrieren und so den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens zu reduzieren. Eine der effektivsten Maßnahmen ist der Umstieg auf Elektro- und Hybridfahrzeuge, die nicht nur den CO2-Ausstoß reduzieren, sondern langfristig auch Kosten sparen. Mit der CO2-Berichtspflicht, die im Rahmen der neuen CSRD-Richtlinie eingeführt wird, werden diese Maßnahmen weiter an Bedeutung gewinnen.
Das Kraftstoffmanagement ist ein zentraler Hebel zur Förderung der Umweltverträglichkeit. Es gilt den Kraftstoffverbrauch genau zu überwachen, Tankkarten effizient zu verwalten und den administrativen Aufwand zu minimieren. Automatisierungslösungen ermöglichen eine genauere Analyse des Kraftstoffverbrauchs, was zu einer deutlichen Reduzierung der Emissionen führen kann.
Neben der Umstellung auf umweltfreundlichere Fahrzeuge spielt auch die Optimierung der Fahrzeugauslastung eine wichtige Rolle. Durch die Verbesserung von Routen und die Vermeidung von Leerfahrten kann der Kraftstoffverbrauch weiter gesenkt werden. Digitale Tools und künstliche Intelligenz können dabei helfen, Fahrpläne effizienter zu gestalten und so den ökologischen Fußabdruck des Fuhrparks weiter zu reduzieren.
Auch Wartung und die Priorisierung von Reparaturen vor einem Fahrzeugaustausch tragen zur Nachhaltigkeit bei. Ein gut gewarteter Fuhrpark verbraucht weniger Kraftstoff und verursacht weniger Emissionen. Um sicherzustellen, dass Fahrzeuge regelmäßig überprüft und somit Wartungspotenziale aufgedeckt werden, können Digitale Fahrzeugkontrollen eingeführt werden. Somit wird neben den aufgedeckten Wartungspotenzialen, wird so auch gleichzeitig die langfristige Dokumentation der Fahrzeughistorie garantiert.
Fahrerorganisation und -führung
Eine zentrale Aufgabe des Fuhrparkmanagements ist die Organisation (und häufig auch Führung) des Fahrpersonals. Dabei geht es nicht nur um die Einsatzplanung, sondern auch um den effizienten und sicheren Einsatz des Fuhrparks.
FuhrparkleiterInnen sind dafür verantwortlich, die Verfügbarkeit von FahrerInnen und Fahrzeugen zu koordinieren, um einen reibungslosen Ablauf aller Transportaufgaben zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem die Zuordnung von Fahrzeugen zu FahrerInnen und die Überwachung von Fahrzeugbewegungen zwischen verschiedenen Standorten. Eine effiziente Fahrerorganisation trägt wesentlich dazu bei, die Auslastung des Fuhrparks zu optimieren und unnötige Leerfahrten zu vermeiden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kommunikation. Moderne Fuhrparkmanagement-Software bietet hierfür häufig integrierte Kommunikationskanäle, die den Informationsfluss erleichtern und Reaktionszeiten verkürzen.
Schließlich ist es auch Aufgabe des Fuhrparkmanagements, die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Dazu gehören regelmäßige Führerscheinkontrollen, die Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten sowie die Durchführung von Sicherheitschecks an den Fahrzeugen.
Reporting und Controlling
Ein effizientes Reporting ist das Rückgrat eines erfolgreichen Fuhrparkmanagements. FuhrparkmanagerInnen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Daten kontinuierlich gepflegt und aktualisiert werden. Nur mit präzisen und vollständigen Datensätzen können fundierte Entscheidungen getroffen und Einsparpotenziale identifiziert werden.
Wichtige Berichte und Kennzahlen
- Fuhrparkkostenanalyse: Diese Berichte zeigen detailliert die Kosten für Kraftstoffverbrauch, Wartung, Reparaturen und Ausfallzeiten. Ein genauer Überblick hilft FuhrparkmanagerInnen, kostenintensive Fahrzeuge zu identifizieren und Maßnahmen zur Kostensenkung einzuleiten.
- Unfallberichte und Schadenquoten: Unfallberichte sind entscheidend, um Muster bei Schadensfällen zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Risikominimierung zu entwickeln. Ein robustes Schadenmanagementsystem ermöglicht die schnelle und genaue Erfassung von Schäden, was die Effizienz der Reparaturabwicklung erhöht und Ausfallzeiten reduziert.
- Service-Historie: Diese Berichte dokumentieren jede Wartung und Reparatur eines Fahrzeugs und helfen, zukünftige Wartungen effizienter zu planen. Die digitale Erfassung dieser Daten erleichtert die Nachverfolgung und Analyse.
- Fahrer- und Sicherheitsberichte: Durch die Analyse des Fahrverhaltens und der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften können FuhrparkmanagerInnen proaktiv Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit zu erhöhen und Unfallrisiken zu minimieren. Regelmäßige Schulungen und gezielte Fahrerunterweisungen können so effektiver gestaltet werden.
- Fahrzeuginspektionsanalyse: Automatisierte Fahrzeuginspektionsberichte stellen sicher, dass alle Fahrzeuge den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und in einem betriebssicheren Zustand gehalten werden. Dies trägt zur Minimierung von Ausfällen und zur Steigerung der Flotteneffizienz bei.
Herausforderungen für FuhrparkleiterInnen im Fuhrparkmanagement
Sowohl die Schulung in moderner Fahrzeugtechnik als auch die regelmäßige Führerscheinkontrolle, die Überprüfung der Fahrzeuge auf Mängel und Schäden, die Schulung der FahrerInnen und nicht zuletzt die umfangreichen Dokumentationspflichten stellen große Herausforderungen für Fuhrparkmanager dar.
Aber auch die fortschreitende Digitalisierung, Automatisierung, Elektrifizierung und die Reduktion des CO2-Ausstoßes im Fuhrpark stellen Fuhrparkmanager vor große Herausforderungen, die ohne die Unterstützung von Softwarelösungen kaum zu bewältigen scheinen.
Dr. Moritz Weltgen, Geschäftsführer von motum by RepairFix, im Video-Interview über die aktuellen Herausforderungen im Flottenmanagement.
Effizientes Fuhrparkmanagement als Schlüssel zum Erfolg
Fuhrparkmanagement ist eine komplexe Aufgabe, die weit über die reine Fahrzeugbeschaffung hinausgeht. Von der Wartung, über das Schadenmanagement und die Personalorganisation bis hin zur Förderung der Umweltverträglichkeit - die Aufgaben von FuhrparkmanagerInnen sind vielfältig und erfordern ein hohes Maß an Fachwissen und Organisationstalent. Durch gezieltes Reporting und Controlling lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern auch die Effizienz und Sicherheit des Fuhrparks deutlich steigern.
Mit den richtigen Strategien und Werkzeugen wird das Fuhrparkmanagement zu einer entscheidenden Säule für den Unternehmenserfolg.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Weichen für einen zukunftssicheren Fuhrpark zu stellen und mit innovativen Ansätzen die Herausforderungen von morgen zu meistern.
Häufig gestellte Fragen zu Fuhrparkleiter- und Fuhrparkmanagement Aufgaben
Wann sollte man eine Fuhrparkleitung einstellen?
Sobald ein Unternehmen einen Fuhrpark mit mehreren Fahrzeugen verwaltet, sollte sich eine Person im Unternehmen mit den Anforderungen im Fuhrparkmanagement intensiv auseinandersetzen. Neben den rechtlichen Anforderungen, beispielsweise nach DGUV 70 und UVV, dürfen Aspekte wie Kauf, Verkauf, Leasing, Versicherungen, Wartungen, Reparaturen und Optimierung des Fuhrparks nicht unterschätzt werden. Feste Vorgaben, wann ein/e FuhrparkleiterIn angestellt werden sollte, gibt es aber nicht.
Was zählt zu den Hauptaufgaben von FuhrparkleiterInnen?
Der Verantwortungsbereich von FuhrparkleiterInnen erstreckt sich über die Organisation sämtlicher Aktivitäten des Fuhrparks, was die Beschaffung, Wartung und Verwaltung der Fahrzeugflotte umfasst.
Was sind gesetzliche Verpflichtungen von FuhrparkleiterInnen?
FuhrparkleiterInnen müssen kontinuierlich informiert bleiben, um sicherzustellen, dass sämtliche Fahrzeuge und Abläufe den gegenwärtigen rechtlichen Anforderungen und Standards gerecht werden. Regelmäßige Prüfungen, Kontrollen und Wartungen nach DGUV und UVV, sowie die Erfüllung der Pflichten von Haupt- (HU) und Abgasuntersuchungen (AU) müssen FuhrparkmanagerInnen erfüllen. Bei größeren Fuhrparks kann unter anderem die CO2-Berichtspflicht nach den neuen CSRD Richtlinien relevant sein.
Wie können sich FuhrparkleiterInnen fortbilden?
Es existieren spezifische Schulungen und Kurse im Bereich des Fuhrparkmanagements, die FuhrparkleiterInnen ermöglichen, ihr Fachwissen zu vertiefen und sich über aktuelle Trends sowie bewährte Methoden zu informieren. Hervorzuheben sind hier vor allem die Fuhrparkmanagement Angebote der DEKRA Akademie und vom TÜV Süd. Die motum Akademie ist ebenfalls eine gute Quelle, um sich über aktuelle Themen im Fuhrpark zu informieren.
Was ist die Aufgabe einer Fuhrparkmanagement Software?
Eine Fuhrparkmanagement Software hilft FuhrparkleierInnen dabei, die Verwaltung, Überwachung und Optimierung von Fahrzeugflotten zu vereinfachen, sowie die zugehörigen Daten zu sammeln, zu analysieren und Prozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Was versteht man unter digitalem Schadenmanagement im Fuhrpark?
Digitales Schadenmanagement ist die Nutzung von Software Lösungen über den gesamten Prozess der Schadensaufnahme über die Reparatur bis hin zur zentralen Dokumentation von allen Unterlagen, die zur Schadensabwicklung notwendig waren bzw sind.
Was sind digitale Fahrzeugkontrollen im Fuhrpark?
Unter digitalen Fahrzeugkontrollen im Fuhrpark versteht man die Nutzung von Handy Apps, um die im Fuhrpark notwendigen Fahrzeugkontrollen und Übergabeprotokolle durchzuführen.
Was ist die CO2-Berichtspflicht für Fuhrparks?
Die im Januar 2024 in Kraft getretene Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD Richtlinie) regelt die CO2-Berichtspflicht und viele weitere Bereiche, die fortan für Unternehmen ab einer bestimmten Größe in Europa gelten.
Die neue Richtlinie befasst sich mit der Förderung und Durchsetzung von Nachhaltigkeitsthemen in Unternehmen und ersetzt die bis dahin geltende NFRD Richtlinie. Die neue CSRD Richtlinie betrifft auch Unternehmen mit Fuhrparks. Hier können Sie mehr dazu erfahren.
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