Was viele nicht wissen: Die Schadenabwicklung kann auch einfach vonstattengehen. Mit einer digitalen Lösung für den Pflegefuhrpark können Mitarbeiter und Fuhrparkverantwortliche deutlich entlastet werden. Laut unseren Kunden in der Pflegebranche sparen sie bis zu 75 % der Zeit, die sie vorher benötigt haben. Aber es gibt noch weitere Gründe, das Schadenmanagement zu digitalisieren.
Der Alltag der Pflegekräfte ist nicht einfach. Er wird vollkommen den Menschen gewidmet, die täglich Unterstützung benötigen. Zudem arbeiten die Pflegekräfte mobil und sind ständig unterwegs, oft mit dem Auto. In dem hektischen Alltag, in dem alles einem strikten Zeitplan folgt, muss stetig ein- und ausgeparkt werden oder auch ab und zu mal auf den Bordstein gefahren werden. Jeder Autofahrer weiß, dass dabei schnell mal etwas passieren kann, sei es z. B. ein kleiner Kratzer oder eine größere Delle. Häufig sorgen auch die Kontroll- oder Warnleuchten für Beunruhigung, denn nicht jeder weiß sofort, was die leuchtenden Symbole bedeuten. Eines haben all diese Schäden gemeinsam: Sie müssen zeitnah gemeldet und ggf. direkt behoben werden. Diese Meldungen sorgen bei Pflegekräften meistens für zusätzlichen Stress, denn oft müssen Formulare händisch ausgefüllt oder viele Fragen im Nachgang beantwortet werden. Und auch auf den Fuhrparkverantwortlichen kommen nach der Meldung viele, zeitintensive Aufgaben zu, z. B. die Abstimmung mit Werkstätten und Versicherungen.
1. Digitale Meldung von Schäden, Unfällen und Wartungsbedarfen spart Pflegebetrieben viel Zeit
Gelegentliche Schäden, aufblinkende Warnleuchten oder Wartungsbedarfe sind unvermeidlich. Dennoch muss darauf geachtet werden, dass – vor allem bei Leasingautos – alles rechtzeitig gemeldet wird und die damit verbundenen Kosten so niedrig wie möglich bleiben. Der Meldeprozess ist für die Pflegekräfte oft aufwendig und noch sehr analog. Gerade bei Unfällen müssen im Nachhinein noch Skizzen gefertigt und alle Informationen zusammengetragen werden. Bis alle Daten zum Schaden vorliegen, bedarf es oft vieler Abstimmungen zwischen den Fuhrparkverantwortlichen und der Pflegekraft. Sind alle Daten vorhanden, muss die Versicherung informiert und vor Ort bei der Werkstatt ein Kostenvoranschlag angefragt werden. Dies sind ebenfalls sehr zeitintensive Prozesse.
Mit einer digitalen Lösung geht alles viel einfacher und schneller. Die Pflegekräfte können Außen- und Innenschäden, Unfälle und Warnleuchten direkt über das Smartphone in nur wenigen Minuten melden. Hierfür müssen sie lediglich den im Auto hinterlegten QR-Code einscannen und der Anleitung folgen. Dies führt dazu, dass der Fuhrparkleiter alle Informationen zum Schaden vollständig und strukturiert erhält. In einer Weboberfläche werden alle Schäden gelistet und können direkt an Versicherungen und Werkstätten zur ersten Kosteneinschätzung weitergeleitet werden. Dadurch werden laut unseren Kunden bis ⅔ der ersten Werkstattbesuche gespart.
Auch von den Pflegekräften werden die digitalen Meldungen gut angenommen, da sie die bisher oft stressigen und zeitaufwendigen Prozesse deutlich vereinfachen. Saniyat Magomedova, Praxisanleiterin in der Diakonie- und Sozialstation Ludwigsburg, berichtet von ihrer Erfahrung mit der digitalen Schadenmeldung: “Der digitale Prozess war für mich einfach bedienungsfreundlich, weil ich die Schäden an meinem Auto gleich erfassen konnte. Früher musste ich viele Fragen beantworten, bis ich auch überhaupt wusste, was auf dem Papier von mir gewünscht wurde. Digital war für mich strukturiert und verständlich”.
2. Sie können Ihre bestehenden Werkstatt- und Servicepartner einbinden
Häufig haben die Pflegedienste durch langjährige Partnerschaften zu lokalen Werkstatt- und Servicepartnern hohes Vertrauen in deren Arbeitsqualität und sind zufrieden mit allen Leistungen. Die gute Nachricht: Bei digitalen Lösungen müssen keine bestehenden Partnerschaften aufgegeben werden. Die gewohnten Werkstätten und Servicepartner können einfach und ohne Kosten an die Software angebunden werden. Der ganze Prozess ist unkompliziert und verläuft ohne Installationsaufwand: Werkstattpartner erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und können ohne zusätzliche Anmeldung alle Fahrzeug- und Schadendaten oder servicerelevante Informationen einfach online einsehen. Dadurch kann nicht nur viel Zeit gespart werden, sondern auch die Ausgaben besser geplant werden - die Kostenvoranschläge liegen bereits vor dem Werkstattbesuch vor, da die Schäden anhand der Bilder eingeschätzt wurden.
Ein weiterer Vorteil einer digitalen Lösung, wie z. B. motum von RepairFix, ist das angebundene Werkstatt-Netzwerk. Wollen Sie eine andere Werkstatt ausprobieren oder benötigen deutschlandweit eine Werkstatt, können Sie darauf zurückgreifen. Durch die fest verhandelten Konditionen profitieren Sie in der Regel von günstigeren Konditionen bei gleichbleibender Qualität.
3. Die digitale Fahrzeugakte gibt Transparenz über die Kosten im Pflege-Fuhrpark
Je größer der Fuhrpark, desto komplizierter ist es den Überblick über alle Fahrzeugzustände zu behalten. Vor allem, wenn das Unternehmen einen völlig anderen Fokus hat und die Autos nur als Hilfsmittel benutzt werden. Genau so ist es bei Pflegediensten. Die Fuhrparkverantwortlichen haben viele andere Aufgaben auf dem Tisch liegen, die dringender und wichtiger sind. Passieren Schäden oder Unfälle, kann es den Alltag ganz schön durcheinander bringen - vor allem, wenn die Prozesse analog abgewickelt werden. Alle Autos im Blick zu behalten, die Schäden rechtzeitig zu melden und zu beheben nimmt viel Zeit in Anspruch.
Mit der Digitalisierung Ihres Fuhrparks gewinnen Sie die Transparenz über die Fahrzeuge und zudem über alle Reparaturen und Wartungen. Sie erhalten alle Daten zum Schaden oder Unfall übersichtlich in einer Weboberfläche. Von dort aus können Sie die nächsten Schritte planen. Wenn das Fahrzeug repariert werden muss, können Sie einfach per Klick einen Kostenvoranschlag anfragen. Muss die Versicherung informiert werden, können Sie die vollständig vorliegenden Schaden- und Unfallberichte direkt weiterleiten. Wird das Fahrzeug repariert, haben Sie online jederzeit Einblick in den aktuellen Reparaturstatus. Auch alle Dokumente, wie Rechnungen und Freigaben, werden datenschutzkonform in der Weboberfläche gespeichert. Fuhrparkverantwortliche bekommen somit einen Überblick darüber, wie viele Schäden ein Fahrzeug aktuell hat, wie viele es in der Vergangenheit hatte, welche davon repariert wurden oder sogar, welche Reparatur auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wurde. Da alle Schäden strukturiert und übersichtlich gespeichert werden, vermeiden Sie dadurch auch Doppelmeldungen. Ein zusätzlicher Service: Bei Lösungen wie motum von RepairFix können Sie Termine wie die nächste Inspektion oder anstehende HU/AUs einspeichern und werden rechtzeitig daran erinnert. So vergessen Sie keinen Servicetermin mehr.
Fazit:
Digitales Schaden- und Wartungsmanagement gibt Ihnen neben einer höheren Transparenz, der schnelleren Abstimmung mit Werkstätten und Versicherungen auch die Möglichkeit alle Servicetermine besser verwalten zu können. Eine Web-App zur Schadenmeldung führt zu einer zusätzlichen Entlastung der Mitarbeiter.
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